Hiërarchie versus netwerken - Het Nieuwe Werken en Google Apps (1/3)

Het Nieuwe Werken (HNW) is een populaire stroming in grote bedrijven en overheidsinstanties, maar ook in kleine vernieuwende organisaties. Deze stroming bindt en verandert mens, organisatie én techniek om tot nieuwe, betere werkvormen te komen. Dit is een eerste in een serie van drie berichten, die de verschillende raakvlakken tussen Google Apps en Het Nieuwe Werken behandelen.

De nieuwe organisatie

Waarover gaat Het Nieuwe Werken voor organisaties en medewerkers? In "de oude wereld" zijn organisaties top-down, hiërarchisch gestructureerd. Alles draait daarbij het controleren van de medewerker en dit beperkt vaak het werkelijke potentieel.

Het Nieuwe Werken verandert dit grondig: De structuur is gericht op eigen verantwoordelijkheid van de medewerker, op resultaat en op flexibel samenwerken. Dit vereist meer bottom-up sturing, faciliterend management en organische of netwerk-achtige structuren. De kernwaarden van de organisatie en de cultuur zullen zich toespitsen op het delen en vertrouwen.

Nieuwe technologie

Aan de kant van de ICT (en overige bedrijfsmiddelen) zie je de verschillen in structuur en cultuur duidelijk terug, op verschillende gebieden:

Opslag en rechten - Volgens "oude" principes zijn de 'netwerkschijven' met permissies afgeperkt en centraal beheerd (door systeembeheer). De onderliggende folderstructuur is rigide en vaak top-down ingericht.

Met de nieuwe set middelen die Google Apps biedt, kan de eindgebruiker juist zelf – per document, map, kalender, project-website, etc. – heel makkelijk bepalen met wie hij deelt. De gebruiker bepaalt onder welke structuur informatie wordt opgeslagen en gedeeld. Het systeem is zeer flexibel en gebruikersvriendelijk.

Uitwisseling - In organisaties met "oude techniek" is de uitwisseling van informatie en bestanden soms volledig beperkt tot binnen de organisatie. Soms zelfs letterlijk tot binnen de fysieke grenzen, binnen het bedrijfsnetwerk. Thuiswerk– en flexplekken worden daardoor zeer onpraktisch en indien al mogelijk, erg kostbaar. En het is altijd maar de vraag bij het uitwisselen van bestanden of iedereen de juiste versie van software heeft.

Bij het gebruik van nieuwere middelen is het juist heel goed mogelijk om informatie te delen over de grenzen van de organisatie of afdelingen, onder meer door brede ondersteuning van open standaarden. Informatie wordt opgeslagen "in de cloud" en zijn daarmee (veilig) toegankelijk te maken voor mensen binnen én buiten de organisatie. Werkplekken worden écht onbegrensd.

Keuze - In traditionele organisaties is de beschikbaarheid van de technologische middelen top-down bepaald en vaak zo veel mogelijk afgeperkt. Er gelden vaak bedrijfsbrede standaardinstellingen en systeemvoorkeuren (bijvoorbeeld t.a.v. de gebruikerstaal). Er wordt nauwelijks rekening gehouden met verschillen tussen mensen, aangezien dit vaak als kostbaar of onveilig wordt ingeschat.

Met de inzet van nieuwe technologieën bestaat de mogelijkheid voor iedere gebruiker om een eigen keuze te maken voor bijvoorbeeld het platform, zoals Windows, Apple of Linux. De toepassingen werken vooral webbased en draaien dus op elk systeem, zelfs op mobiele telefoons. En iedereen kan makkelijk eigen persoonlijke voorkeuren en instellingen (waaronder de gebruikerstaal) aangeven. De wensen van de individuele gebruiker staan centraal.

De voorsprong van Google Apps

Veel organisaties hebben de overstap naar Google Apps al gemaakt. Met vernieuwende technologische middelen hebben zij een voorsprong op de meer traditionele oplossingen. De uitgebreide (en sterk groeiende) set toepassingen voldoet in steeds meer opzichten aan de eisen die een moderne organisatiestructuur en –cultuur aan informatietechnologie stelt. Bedrijven die bij het invoeren van Het Nieuwe Werken toch nog vasthouden aan verouderde technologie, lopen hierdoor grote kans op teleurstellingen.