Altijd en overal - Het Nieuwe Werken en Google Apps 2/3

Het Nieuwe Werken (HNW) is een populaire stroming in grote bedrijven en overheidsinstanties, maar ook in kleine vernieuwende organisaties. Deze stroming bindt en verandert mens, organisatie én techniek om tot nieuwe, betere werkvormen te komen. Eerder schreven we al over hiërarchie versus netwerken. Dit is het tweede bericht in een serie van drie, waarbij we de verschillende raakvlakken tussen Google Apps en Het Nieuwe Werken behandelen.

Nieuwe organisaties

In oude organisaties werkt men plaatsgebonden: Werknemers hebben vaste werkplekken, op vaste werktijden. Men heeft vaste taken en voert deze uit in vaste werkverbanden.

In nieuwe organisaties werkt men thuis, of op wisselende plekken. Werktijden zijn veel meer flexibel. Het afwisselend werk doet beroep op verschillende vaardigheden en samenwerken gebeurt daarom in steeds wisselende verbanden.

Nieuwe ICT

Toegankelijkheid - In een "oude" organisatie hoeft het werk alleen gedaan te worden op kantoor. Toepassingen en data zijn daarom alleen bereikbaar binnen lokaal netwerk (of via VPN). En vaak worden de bedrijfstoepassingen alleen binnen kantoortijden ondersteund.

De middelen die een nieuwe manier van werken ondersteunen zijn overal ter wereld te gebruiken. Je kunt via het web vanaf overal bij ál je tools en gegevens. En je hebt garanties dat de toepassingen het altijd doen.

"Vrijheid" van werkstations - In ouderwetse ICT-omgevingen wordt een werkstation ingericht volgens strikte company policies. Omdat er veel software én data op de machines zelf staat, wordt alles volledig "dichtgetimmerd": Gebruikers kunnen (in het kader van bijvoorbeeld beheersbaarheid of veiligheid) praktisch geen aanpassingen aan het systeem maken. Voor het minste-of-geringste moet de overbezette systeembeheerder aan de slag. En in veel gevallen leidt een afwijkende gebruikerswens daarom tot een teleurstelling: "Dat past niet in het ICT-beleid." De organisatie beperkt hiermee vaak de gebruiker in z'n werk.

In vernieuwende organisaties krijgt de gebruiker juist veel vrijheid. Het maakt niet uit met welk OS of platform er gewerkt wordt. Windows, Mac of Linux, in alle gevallen voldoet een moderne, goed werkende webbrowser. Het beheer en de beveiliging van kritische bedrijfstoepassingen en -gegevens worden centraal geregeld. En de gebruiker heeft de vrijheid en eigen verantwoordelijkheid t.a.v. het werkstation. De ICT-beheerder adviseert en faciliteert hierbij.

Mobiel werken - Veel verouderde systemen bieden slechts beperkte toegang via mobiele apparaten. Meestal slechts voor sommige toepassingen, mogelijk zelfs voor een beperkte groep medewerkers. En soms worden mobiele toestellen net zo dichtgetimmerd als de ouderwetse werkstations.

De moderne middelen ondersteunen praktisch álle toepassingen en gegevens, op alle mobiele systemen. De meeste toepassingen zijn via het (mobiele) web toegankelijk. En verder ondersteunen zij (open) standaarden waardoor ze goed bruikbaar zijn op alle soorten smartphones (iPhone, Android, Windows Mobile, Symbian en Blackberry).

De voorsprong van Google Apps

Veel organisaties hebben de overstap naar Google Apps al gemaakt. Met vernieuwende technologische middelen hebben zij een voorsprong op de meer traditionele oplossingen. De uitgebreide (en sterk groeiende) set toepassingen voldoet in steeds meer opzichten aan de eisen die een moderne organisatie aan informatietechnologie stelt.